6 Tips Etiket Bertelepon secara Profesional
Hi Klobbers!
Apakah kamu menjalani pekerjaan yang mengharuskan untuk sering berkomunikasi melalui telepon? Misalnya role sebagai customer service, telemarketing, atau mungkin role lain yang membuat kamu perlu berkoordinasi dengan klien, baik secara langsung maupun tidak langsung?
Saat ini, telepon masih sering digunakan sebagai media komunikasi dalam jalannya bisnis sehari-hari. Oleh karena itu, mengetahui etiket bertelepon yang baik juga menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan. Hal ini dikarenakan ada berbagai manfaat yang bisa kamu dapatkan apabila menerapkannya, seperti menampilkan impresi yang baik hingga membangun reputasi positif dari organisasi yang kamu wakili. Kemudian, bagaimana langkah atau contohnya? Yuk, simak beberapa tips untuk menerapkan etiket bertelepon secara profesional dalam ulasan berikut ini!
1. Menjawab telepon dalam dering ketiga
Sebaiknya, angkatlah panggilan telepon sesegera mungkin. Jika membiarkan telepon bordering terlalu lama, bisa membuat pelanggan (customer) atau klien merasa kesal. Apabila tidak memungkinkan untuk menjawab telepon, kamu bisa membuat pengaturan voicemail pada telepon kamu daripada membiarkan banyak orang menghubungi namun tidak mendapatkan jawaban apapun. Dengan demikian, kamu bisa menjaga komunikasi agar tetap berjalan dengan lebih efektif.
2. Memberikan salam
Saat menjawab telepon, kebanyakan orang akan memberikan sapaan standar seperti “Hallo?”. Nah, sapaan seperti ini memang banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari dan terkadang bisa juga digunakan dalam situasi profesional. Namun, kamu bisa membuatnya terdengar lebih profesional saat menjawab telepon dari klien atau customer, Klobbers.
Contoh: “Selamat pagi! Terima kasih sudah menghubungi (nama organisasi). Dengan saya Amanda. Ada yang bisa saya bantu?”
Pemberian salam saat menjawab telepon ini juga bisa kamu sesuaikan kembali dengan situasi dan lawan bicara yang kamu hadapi, Klobbers. Jika menjawab telepon dari klien yang sudah kamu kenal baik, maka kamu bisa memberikan salam sambil menyebutkan nama klien tersebut dan memberikan sapaan dengan lebih singkat.
3. Berbicara sambil tersenyum
Pernahkah kamu menyadari bahwa nada suara bisa berubah saat kamu berbicara sambil tersenyum? Oleh karena itu, cobalah untuk tersenyum saat menjawab telepon dalam situasi profesional agar bisa membantu kamu menampilkan nada yang ramah, profesional, dan positif selama telepon berlangsung. Sebaliknya, jika suara kamu terdengar masam atau tidak ramah, maka bisa menjadi lebih buruk saat mendengarnya melalui telepon karena tidak adanya isyarat nonverbal yang dapat ditangkap oleh customer atau klien.
4. Berbicara dengan jelas serta mendengarkan secara aktif
Berbicara dengan artikulasi yang jelas dan tempo yang perlahan akan membantu lawan bicara untuk dapat memahami pesan yang disampaikan. Kemudian, berikan perhatian penuh dan dengarkan mereka secara aktif (active listening) agar dapat memahami pesan yang disampaikan secara lengkap. Dengan demikian, kamu bisa memberikan respon yang sesuai dan meminimalisir terjadinya salah paham yang mengharuskan kamu atau lawan bicara mengulangi perkataan yang sama secara berulang-ulang. Selain itu, kamu juga bisa menghindari penggunaan kata slang saat berbicara dengan customer atau klien agar pesan yang kamu sampaikan dapat dipahami dengan lebih jelas.
5. Meminimalisir background noise
Jika ada banyak suara yang terdengar, misalnya suara bising atau suara orang lain yang sedang mengobrol ikut masuk dalam telepon kamu dengan klien atau customer, maka akan sangat mengganggu dan terkesan tidak profesional. Selain itu, akan lebih sulit juga untuk melakukan komunikasi yang efektif dengan lawan bicara jika ada suara bising (noise). Oleh karena itu, sebisa mungkin hindarilah noise saat melakukan panggilan telepon. Misalnya dengan menelepon dalam ruangan yang sunyi serta tidak menggunakan speakerphone.
6. Cari tahu cara menggunakan tombol hold
Terkadang, kamu perlu mencari tahu terlebih dahulu informasi atau data tertentu agar bisa menjawab pertanyaan yang diajukan oleh klien atau customer. Nah, sementara kamu mencari informasi tersebut, apa yang akan kamu lakukan dengan panggilan telepon yang berlangsung? Jika kamu meletakkan gagang telepon atau handphone di atas meja, mungkin saja mereka dapat mendengar berbagai suara yang tidak diinginkan, baik dari diri kamu maupun sekitar kamu. Oleh karena itu, cobalah untuk menggunakan tombol hold yang ada di telepon agar dapat menjaga kenyamanan dan kelancaran kamu dalam berkomunikasi secara profesional melalui telepon, Klobbers.
–
Nah Klobbers, demikian beberapa tips sederhana untuk menerapkan etiket bertelepon secara profesional yang bisa kamu coba. Beberapa langkah di atas juga bisa kamu tambahkan atau sesuaikan dengan role yang dijalani serta situasi dan kondisi yang kamu hadapi. Jika kamu ingin membiasakan diri untuk menerapkan etiket bertelepon secara profesional, maka diperlukan usaha yang konsisten untuk dapat mewujudkannya.
Apabila kamu hanya melakukannya sesekali atau lebih sering tidak menerapkannya, maka bisa menimbulkan kesan bahwa kamu tidak profesional. Nantinya, hal ini dapat berpengaruh juga terhadap reputasi dari perusahaan atau organisasi yang kamu wakili. Selamat mencoba tips di atas, ya. Good luck, Klobbers!
