4 Manfaat Etiket Bertelepon dalam Dunia Profesional
Halo Klobbers!
Dalam dunia kerja, ada banyak posisi pekerjaan yang memungkinkan kamu untuk berkomunikasi dengan klien, baik secara tulisan maupun lisan. Meskipun mungkin role yang kamu jalani membuat kamu lebih sering melakukan komunikasi dalam bentuk tulisan, seperti mengirimkan e-mail atau pesan singkat, namun kamu juga perlu memperhatikan etiket saat menelepon dan menerima telepon lho! Hal ini dikarenakan telepon menjadi salah satu media komunikasi yang berperan cukup besar dalam operasional bisnis sehari-hari.
Terlebih lagi jika kamu memutuskan untuk membangun bisnis, maka etika bertelepon juga menjadi salah satu hal penting untuk diperhatikan. Mulai dari menghubungi rekan bisnis, pegawai, hingga pelanggan, melakukan panggilan telepon menjadi salah satu cara untuk dapat memberikan kesan baik mengenai perusahaan atau organisasi. Kemudian, apa sih sebenarnya etiket bertelepon itu? Apa saja manfaatnya dalam dunia profesional? Yuk, simak informasinya dalam ulasan berikut ini!
Apa itu Etiket Bertelepon?
Etiket bertelepon yang baik dapat dikatakan sebagai cara kamu berperilaku secara umum di telepon, dengan melibatkan pemilihan sapaan, pemilihan kata, hingga nada suara dan pemberian salam yang tepat serta melakukan active listening. Dalam suatu organisasi atau perusahaan, masih banyak yang menggunakan telepon sebagai media komunikasi yang utama. Oleh karena itu, cara kamu menjawab atau melakukan panggilan telepon dapat menentukan bagaimana kesan dan hubungan yang akan terbentuk dengan pihak lain ke depannya, baik dengan rekan bisnis, pelanggan, maupun klien.
Manfaat Memelihara Etiket Bertelepon dalam Dunia Profesional
Berikut ini beberapa manfaat dari menerapkan etiket bertelepon secara profesional yang menarik untuk kamu simak, antara lain:
1. Menampilkan Impresi yang Baik
Kesan pertama merupakan salah satu hal penting yang akan dinilai dan diingat oleh seseorang. Orang yang menelepon akan melakukan penilaian terhadap diri dan organisasi yang kamu wakili dari bagaimana cara kamu berinteraksi atau menangani request dari mereka. Jika kamu menerapkan etiket bertelepon yang baik, maka bisa membantu membangun impresi dan hubungan yang positif dengan pihak lainnya.
2. Sebagai Kompensasi dari Nonverbal Cues
Berkomunikasi melalui telepon mungkin akan terasa lebih sulit karena masing-masing pihak tidak dapat menangkap bahasa tubuh (body language) atau isyarat nonverbal (nonverbal cues) lainnya. Oleh karena itu, untuk menghindari kesalahpahaman atau memberikan kesan yang positif, etiket bertelepon yang baik menjadi penting agar dapat mengkompensasi ketiadaan nonverbal cues.
3. Mempertahankan Pelanggan (Customer) atau Klien
Selain dari kualitas produk yang bagus, memberikan layanan yang baik juga menjadi salah satu hal penting untuk diperhatikan dalam menjalankan bisnis. Ini diperlukan agar pelanggan dapat merasa puas dan tidak beralih kepada produk dari kompetitor lain. Begitu juga saat kamu bekerja dan menghadapi klien secara langsung. Jika kamu dapat berkomunikasi dengan baik, termasuk saat bertelepon, maka klien akan merasa dihargai dan puas dengan layanan yang diberikan. Dengan demikian, menerapkan etiket bertelepon yang baik dapat meningkatkan kemungkinan klien untuk mempertahankan dan melanjutkan kerja sama yang berlangsung.
4. Mengembangkan Reputasi yang Baik
Salah satu cara atau strategi marketing yang efektif digunakan ialah word of mouth. Jika pelanggan atau klien merasa puas dengan produk atau layanan yang diberikan, maka mereka akan loyal dan bahkan mempromosikan produk atau penyedia layanan tersebut kepada orang lain. Dengan demikian, reputasi dari produk dan perusahaan atau organisasi tersebut juga akan menjadi baik di kalangan masyarakat.
Sementara itu, telepon merupakan salah satu media komunikasi yang digunakan dalam dunia profesional, baik saat pelanggan atau klien menyampaikan keluhan atau mungkin berdiskusi mengenai kerja sama yang berlangsung. Oleh karena itu, etiket bertelepon menjadi hal penting yang harus diperhatikan agar bisa memberikan pelayanan yang terbaik kepada mereka. Jika mampu menerapkan etiket bertelepon yang baik, maka pelanggan atau klien dapat merasa puas dengan pelayanan yang diberikan. Nah, seiring berjalannya waktu, hal ini juga dapat meningkatkan reputasi positif dari organisasi yang kamu wakili.
Contoh Etiket Bertelepon
Berikut ini dua contoh etiket bertelepon yang paling umum, yaitu:
Berbicara dengan jelas dan tenang
Saat berkomunikasi melalui telepon, penting untuk memastikan bahwa lawan bicara dapat memahami hal yang kamu sampaikan. Oleh karena itu, kamu perlu berbicara dengan jelas dan tenang sehingga mereka dapat memahami pesan yang disampaikan dengan baik serta tidak merasa bahwa kamu sedang terburu-buru.
Mendengarkan secara aktif
Agar dapat memahami maksud yang disampaikan oleh lawan bicara, perlu sekali untuk mendengarkan secara aktif (active listening). Nah, salah satu etiket bertelepon yang baik ialah mendengarkan dengan aktif mengenai keluhan atau permintaan yang disampaikan oleh lawan bicara agar mampu menangkap pesan yang disampaikan secara lengkap. Dengan demikian, mereka akan merasa dihargai karena kamu memberikan perhatian penuh pada apa yang mereka sampaikan .
–
Nah Klobbers, demikian informasi seputar etiket telepon dalam dunia profesional. Ingatlah bahwa komunikasi menjadi salah satu hal fundamental dalam dunia kerja, baik yang dilakukan secara langsung maupun tidak langsung, termasuk saat bertelepon. Memperhatikan tata cara menerima dan menelepon orang lain secara profesional dapat memberikan kesan bahwa bisnis yang kamu jalankan atau organisasi yang kamu wakili dapat dipercaya dan bahkan mungkin juga membuka prospek untuk kerja sama yang lebih baik ke depannya. Semoga informasi ini bermanfaat, ya. Good luck, Klobbers!
