Produktivitas Sering Terinterupsi? Gunakan Tips Ini!
Hi Klobbers!
Saat sedang bekerja, tidak menutup kemungkinan kamu mengalami distraksi, atau gangguan dari orang atau pekerjaan lain. Hal ini bisa disebut sebagai interupsi. Interupsi tentunya juga dapat mengganggu produktivitas kamu. Tentunya pasti kamu tidak mau kalau produktivitasmu menjadi terlihat menurun karena adanya interupsi. Maka dari itu, artikel kali ini akan membahas tentang bentuk-bentuk interupsi, dan cara menanganinya. Topik kali ini juga cocok untuk para first-jobbers yang mungkin belum terbiasa dalam menangani interupsi yang ada. Berikut adalah bentuk-bentuk interupsi, dan bagaimana tips menanganinya:
Dapat Dihindari (Preventable)
Tidak semua bentuk interupsi harus kamu alami, beberapa dapat kamu hindari. Apabila kamu merasa bahwa interupsi-interupsi yang akan terjadi saat bekerja tidak terlalu penting, dan sudah bisa kamu prediksi, kamu bisa menghindarinya.
Kamu bisa menghindari interupsi dengan beberapa cara. Cara pertama adalah dengan memberikan pemberitahuan di awal. Misalnya dengan memberitahu jadwal atau pekerjaan yang sedang kamu lakukan kepada kolega atau atasan. Dengan demikian, mereka akan tahu kesibukanmu di awal dan tidak akan menjadi sumber interupsi atas pekerjaanmu.
Cara kedua adalah dengan meminimalkan hal yang mungkin tidak terhindarkan. Misalnya di masa yang sering work from home (WFH) ini kamu memesan paket ke rumahmu. Tentunya paket tersebut harus kamu ambil, menjadikan hal tersebut tidak terhindarkan. Tapi kamu bisa meninggalkan catatan untuk meninggalkan paket di teras saja. Jadi meskipun kamu tetap harus mengambil paket tersebut, kamu bisa melakukannya nanti.
Yang ketiga, kamu bisa memberikan opsi pada orang lain yang berpotensi membuat interupsi. Misalnya, saat kamu diajak untuk meeting tapi kamu sedang dikejar deadline, kamu bisa meminta untuk reschedule meeting tersebut.
Bisa Diminimalkan (Can be Minimized)
Pada kenyataanya, tidak semua bentuk interupsi bisa kamu hindari. Lalu bagaimana kalau ada interupsi tak terhindarkan, tetapi kamu tetap harus melanjutkan pekerjaan kamu? Tenang saja, kamu bisa meminimalkan interupsi tersebut!
Ada beberapa contoh cara yang bisa kamu lakukan untuk meminimalkan interupsi. Pertama, misalkan bentuk interupsinya adalah pesan atau telepon yang masuk ke dalam handphone kamu. Tidak semua pesan harus kamu angkat, dan tidak seluruh telepon harus kamu angkat. Kamu bisa memilih untuk merespon pesan atau telepon yang paling penting saja. Contohnya dari atasan atau klienmu.
Cara kedua yang bisa kamu lakukan adalah menimalkan durasi interupsi. Contohnya sedang ada tugas laporan yang harus kamu selesaikan dalam waktu dekat. Sedangkan dalam waktu yang sama, kamu diajak meeting oleh klien dan meeting tersebut tidak terhindarkan. Tidak mungkin kan, kamu menolak meeting tersebut? Kamu bisa meminalkan bentuk interupsi ini dengan mempersingkat waktu meeting. Coba arahkan agar meeting tersebut langusng mengarah pada intinya, dan tetap membahas hal yang sesuai dengan agenda. Dengan begitu, meeting akan menjadi lebih singkat, to the point, dan kamu tidak kehilangan waktu terlalu banyak untuk mengerjakan tugas laporanmu.
Harus Dilakukan (Necessary)
Namun tidak semua bentuk interupsi dapat dihindari, ataupun diminimalkan. Apabila interupsi tersebut memang sangat penting, berarti lebih baik kamu memprioritaskan interupsi tersebut.
Misalnya saat sedang mengerjakan sebuah tugas, kamu diminta kamu untuk mendampingi atasan kamu melakukan presentasi kepada jajaran pimpinan. Meskipun permintaan tersebut adalah sebuah interupsi atas pekerjaanmu, tetapi sifatnya penting dan tidak dapat dihindari maupun diminimalkan.
Contoh lainnya saat kamu sedang melakukan wawancara dengan kandidat perusahaan. Tiba-tiba terjadi force majeure seperti terjadi gempa bumi di tempat kerjamu, atau ada kerabatmu yang mengalami kecelakaan. Meskipun interupsi ini tidak berhubungan dengan pekerjaan lainnya, tetapi interupsi ini bersifat penting dan tidak bisa kamu hindari. Maka dari itu, akan lebih baik kalau kamu memprioritaskan interupsi tersebut.
Di atas adalah bentuk-bentuk interupsi, dan beberapa contoh cara yang dapat kamu lakukan untuk mengatur interupsi. Tentunya selain mengetahui cara mengatur interupsi, kamu juga harus dengan bijak mengkategorikan interupsi yang ada. Dengan begitu, kamu tetap bisa mengatur pekerjaan kamu, meskipun dihampiri oleh interupsi yang tidak terprediksi. Apabila kamu ingin belajar lebih lanjut mengenai interupsi, dan mengatur pola kerja lainnya, kamu juga bisa belajar di Klob melalui video dengan judul “Membangun Pola Kerja Yang Cermat & Produktif”! Selamat mengatur pola kerja, Klobbers!
