Tips Melakukan Brainstorming Meeting yang Efektif
Hi, Klobbers! Dalam dunia kerja tentunya kita sering melakukan kerjasama dengan orang lain. Beberapa tugas atau proyek besar membutuhkan berbagai ide dari masing-masing individu yang disampaikan melalui rapat tim atau grup. Untuk itu penting untuk membuat persiapan yang baik untuk melaksanakan rapat yang efektif.
Bagaimana cara menciptakan jalannya rapat yang efektif? Yuk simak beberapa tips yang dapat kamu lakukan, disini!
Atur waktu Rapat
Rapat yang lebih singkat membantu kamu menjaga grup tetap fokus. Ketika grup memiliki waktu terbatas untuk mengeluarkan semua ide, orang-orang akan cenderung tetap pada jalurnya. Targetkan hanya 15-30 menit. Rapat yang lebih singkat membuat grup yang kamu pimpin harus selalu siap dan tetap fokus pada apa yang akan dibahas, serta kamu juga memerlukan agenda yang jelas.
Bentuk Grup Kecil
Pertahankan grup tetap kecil, idealnya tidak lebih dari 10 orang. Dengan begitu, setiap orang memiliki kesempatan untuk menyampaikan ide dan didengarkan. Sehingga percakapan yang lebih konstruktif dapat mengalir. Pilih anggota grupmu dengan bijak, bentuk tim yang terdiri dari beragam latar belakang. Sehingga kamu dapat menemukan ide dan pendekatan baru untuk suatu masalah. Pastikan juga bahwa setiap anggota grup berkaitan dengan masalah yang dibahas.
Uraikan Masalah yang Ingin Diselesaikan
Ide terbaik datang ketika setiap anggota dalam grup memahami dengan tepat masalah apa yang mereka coba selesaikan. Untuk mengklarifikasi masalah tersebut, kamu dapat mengajukan pertanyaan pemicu untuk mulai membahas masalah utama. Kemudian, tetapkan batasan pada solusi. Dengan kata lain, apa pertimbangan untuk setiap solusi yang disampaikan. Contoh solusi mungkin harus sesuai dengan anggaran tertentu. Semakin banyak pertimbangan yang kamu berikan untuk mendapatkan solusi, semakin fokus idenya. Beri kelompok informasi ini sebelum pertemuan (setidaknya 1-2 hari sebelumnya), serta informasi kontekstual lainnya yang mereka perlukan untuk lebih memahami masalah dan tujuan sesi.
Tetapkan Tanggal dan Waktu Rapat
Rapat tanpa agenda cenderung tidak terlaksana dengan baik. Pertahankan fokus grup dengan membuat agenda. Kirimkan agenda sebelumnya sehingga setiap orang tahu apa yang diharapkan dan dapat memperiapkannya.
Ingatkan Setiap Anggota Grup untuk Mempersiapkan Diri
Untuk memastikan rapat mencakup berbagai ide yang beragam dan memastikan setiap orang memiliki kesempatan untuk berkontribusi secara setara, ingatkan setiap anggota grup untuk mempersiapkan diri untuk rapat yang akan datang. Penelitian telah menunjukkan bahwa orang cenderung menghasilkan ide yang lebih baik ketika mereka berpikir sendirian terlebih dahulu. Kemudian, ketika bertemu dalam grup bersama dengan ide-ide yang telah disiapkan, mereka dapat berkolaborasi secara lebih efektif untuk mengidentifikasi dan mengembangkan solusi terbaik.
Pemimpin Rapat
Pemimpin atau fasilitator sangat penting untuk keberhasilan suatu rapat. Tugas fasilitator adalah memandu diskusi dan menjaga agar setiap anggota grup tetap pada jalurnya dengan:
- Mengalihkan percakapan jika keluar atau keluar dari topik.
- Mengklarifikasi dan menegakkan aturan brainstorming.
- Memastikan setiap orang memiliki kesempatan untuk berkontribusi.
- Menjelaskan langkah selanjutnya di akhir pertemuan.
- Memiliki fasilitator memastikan grup tetap fokus dan menghabiskan waktu dengan baik.
Pertimbangkan alternatif lain untuk mengadakan Rapat
Terdapat banyak cara berbeda untuk melaksanakan sebuah rapat. Misalnya, tim jarak jauh atau terdistribusi dapat menggunakan solusi berbasis cloud. Alternatif lain termasuk email dan obrolan online. Gunakan alat dan metode yang paling cocok untuk budaya, preferensi, dan gaya kerja timmu.
