Ingin Mengadakan Event? Ini Tipsnya! (1)
Hi Klobbers!
Sebagai penyelenggara, tentunya mengharapkan acara atau event yang dibuat dapat berjalan dengan lancar dan sukses. Namun, untuk mewujudkan harapan tersebut memerlukan persiapan yang matang dan kerja sama yang baik dari semua pihak yang terlibat. Semakin besar event yang ingin dibuat, maka akan semakin rumit juga persiapan yang perlu dilakukan.
Pada intinya, perencanaan event menjadi langkah awal yang krusial dan perlu dipikirkan baik-baik untuk mendukung kesuksesan acara. Kamu perlu memikirkan bagaimana event akan berlangsung meliputi tanggal dan lokasi event, anggaran, dan lain sebagainya. Kemudian, bagaimana cara membuat event agar bisa terlaksana sesuai dengan harapan? Yuk simak informasi berikut ini!
1. Tentukan goals dari acara yang akan diselenggarakan
Saat merencanakan sesuatu, menentukan tujuan yang ingin dicapai menjadi langkah awal karena akan memengaruhi bagaimana persiapan yang perlu dilakukan. Misalnya, kamu mengadakan acara job fair untuk mempertemukan antara para pencari kerja dan pemberi kerja. Dari tujuan tersebut, kamu bisa menurunkannya menjadi beberapa poin kunci (key points) untuk membantu mencapai tujuan. Beberapa poin yang bisa kamu pertimbangkan misalnya:
- Tanggal event dengan mempertimbangkan waktu persiapan yang diperlukan
- Lokasi event dan demografis pengunjung acara (misal: usia)
- Siapa saja peserta job fair, yaitu perusahaan mana saja yang akan kamu undang untuk menjadi peserta pengisi job fair
- Berapa lama event akan berlangsung, apakah satu hari, dua hari, atau lebih
- Bagaimana acara job fair akan berlangsung, apakah akan ada sesi talkshow yang diisi oleh narasumber, dan lain sebagainya
2. Buatlah rancangan biaya yang diperlukan
Biaya menjadi hal krusial yang perlu direncanakan secara matang. Biaya atau budgeting bisa membantu kamu menentukan seberapa besar anggaran untuk masing-masing elemen dari rangkaian event. Jika salah atau kurang tepat dalam memperkirakan biaya, maka bisa memengaruhi kelancaran event.
Pastikan bahwa kamu sudah membuat daftar berbagai bagian atau elemen yang akan terlibat dalam event sesuai dengan goals yang dirancang sebelumnya. Pada umumnya, beberapa hal yang perlu diberikan anggaran dalam menyelenggarakan event antara lain yaitu:
- Lokasi atau event venue
- Konsumsi (makanan, minuman, atau kudapan)
- Hiburan
- Dekorasi
- Strategi mempromosikan acara (marketing)
- Biaya akomodasi dan transportasi
- Sponsor
- Biaya tak terduga
Setiap elemen tersebut perlu dibuat secara mendetail agar bisa dihitung dengan lebih teliti. Misalnya, untuk biaya konsumi perlu diperjelas seperti apa konsumsi yang akan diberikan (nasi, mi, dan lain-lain), akan dibagikan pada siapa saja (penyelenggara atau mungkin juga pada peserta), berapa kali akan dibagikan, dan lain sebagainya.
Jangan lupa untuk menyisihkan biaya tak terduga yang mungkin diperlukan dan belum masuk ke daftar anggaran. Kemudian, cobalah untuk mematuhi anggaran yang dibuat dengan sebaik mungkin bagi setiap elemen sesuai dengan nominal yang sudah direncanakan.
Sebagai tambahan, kamu bisa membuat rancangan biaya yang terperinci dalam dokumen bersama seperti spreadsheet sehingga anggota tim lain dapat melihanya bersama. Hal ini bermanfaat juga untuk mengedukasi dan menciptakan transparansi anggaran kepada seluruh anggota tim penyelenggara.
3. Bentuk anggota tim penyelenggara
Jumlah penyelenggara ditentukan oleh seberapa besar event yang akan dilaksanakan. Semakin besar event, tentu jumlah panitia atau tim penyelenggaranya akan semakin besar. Namun, harap diingat bahwa kamu tetap perlu selektif dalam memilihnya.
Sebaiknya, setiap elemen memiliki penanggung jawabnya masing-masing dan tidak digabungkan menjadi penanggung jawab elemen lainnya. Hal ini bertujuan agar penanggung jawab bisa fokus mengerjakan tugas bidangnya dan tidak kewalahan.
Pembagian anggota untuk masing-masing elemen pun perlu disesuaikan dengan beban kerja dari masing-masing bagian. Beberapa elemen mungkin memerlukan lebih dari satu orang dalam mengerjakan tugasnya. Misalnya, bagian untuk publikasi dan strategi marketing mungkin akan membutuhkan lebih banyak anggota tim. Begitu juga dengan elemen lainnya, kamu perlu menganalisa beban kerja atau tanggung jawab yang dimiliki bagian tersebut agar bisa memperkirakan jumlah anggota tim yang proporsional.
Pada intinya, memilih anggota tim penyelenggara yang tepat akan membantu kamu melaksanakan segala proses yang diperlukan dengan lebih cepat. Sebaiknya, jika kamu tidak berhati-hati dalam memilih anggota tim, mungkin malah akan menjadi tantangan dalam kelancaran event.
4. Tentukan lokasi dan tanggal
Harap diingat, menentukan lokasi serta tanggal acara juga menjadi poin penting untuk mendukung kesuksesan event. Kedua hal ini perlu ditetapkan di awal karena bisa memengaruhi keseluruhan acara.
Sesuaikan lokasi dan tanggal dengan mempertimbangkan situasi dan event lain yang mungkin sudah dipublikasikan terlebih dahulu. Misalnya, jika memilih tanggal yang bersamaan dengan event besar lainnya serta memiliki target pengunjung yang lumayan mirip, mungkin saja pengunjung akan terbagi fokusnya untuk datang ke event kamu atau event yang lain.
Begitu juga dengan lokasi yang akan dipilih. Pikirkan beberapa hal krusial seputar lokasi tersebut dengan menyesuaikan goals yang ingin dicapai serta perkiraan demografi pengunjung yang akan datang. Beberapa contoh hal yang perlu kamu pertimbangkan antara lain:
- Apakah lokasi yang kamu pilih dapat diakses secara mudah oleh pengunjung yang potensial?
- Berapa lama waktu perjalanan yang harus ditempuh hingga sampai ke tempat acara?
- Apa saja fasilitas yang ada di sana sehingga pengunjung bisa merasa nyaman?
- Berapakah kapasitas tempat tersebut?
- Apakah ada lahan untuk parkir yang cukup bagi pengunjung yang membawa kendaraan?
- Dan lain sebagainya
–
Nah Klobbers, demikian beberapa tips untuk merancang event. Selain tips di atas, masih ada beberapa tips lainnya yang kita akan bahas dalam artikel part 2. Sampai jumpa dalam artikel berikutnya, Klobbers. Stay safe and healthy!
