Ingin Mengadakan Event? Ini Tipsnya! (2)
Halo Klobbers!
Event menjadi salah satu kegiatan yang bisa dilakukan oleh siapa saja. Mungkin menjadi agenda yang diselenggarakan oleh mahasiswa, organisasi atau perusahaan, hingga pemerintah. Dalam menyelenggarkan suatu event tentunya cukup rumit karena melibatkan banyak pihak atau elemen sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Oleh karena itu, persiapan yang baik menjadi langkah awal agar sebuah event dapat berjalan dengan sukses.
Sebelumnya kita sudah membahas beberapa tips untuk merancang event. Nah, sekarang kita akan lanjut membahas beberapa tips lainnya!
5. Buatlah rancangan event
Langkah selanjutnya ialah merencanakan program event. Program dan entertainment menjadi nilai jual untuk menarik minat masyarakat dalam menghadiri suatu event. Pertimbangkan apa yang kira-kira menjadi ekspektasi dari para pengunjung dan apa yang akan membuat mereka menikmati event tersebut.
Misalnya, kamu mengadakan job fair dan merencanakan adanya sesi yang diisi oleh narasumber untuk memotivasi dan memberi tips seputar dunia kerja. Kamu bisa mencari tahu terlebih dahulu, kira-kira topik apa yang akan dibawakan dan siapa pembicara yang sesuai dengan topik tersebut. Kemudian, peserta job fair (perusahaan) yang akan diundang. Berapa banyak peserta job fair yang akan diundang untuk berpartisipasi, perusahaannya bergerak di bidang apa saja, dan lain sebagainya.
Begitu juga dengan selingan acara untuk membuat para pengunjung merasa lebih relaks. Apakah kamu akan menghadirkan grup musik sebagai entertainment? Atau apakah akan ada doorprize yang diberikan kepada beberapa peserta?
Begitu juga dengan rundown acara secara mendetail. Bagaimana susunan dari acara yang akan diselenggarakan (meliputi waktu dan durasi setiap kegiatannya)? Bagaimana jika ternyata terjadi kendala saat hari pelaksanaan? Misalnya, salah satu pengisi acara berhalangan untuk hadir atau acara dimulai tidak sesuai dengan waktu yang dijadwalkan sehingga memengaruhi rangkaian acara secara keseluruhan.
Membuat rancangan program event juga perlu dilakukan secara mendetail, Klobbers. Dengan demikian, setiap anggota tim dapat mengetahui kegiatan yang berlangsung, waktu pelaksanaan dan durasi dari masing-masing kegiatan, serta siapa saja yang akan terlibat kegiatan tersebut. Jika diperlukan, kamu bisa membuat susunan acara kedua sebagai langkah antisipasi apabila ada salah satu hal yang tidak berjalan sesuai dengan rencana semula.
6. Tentukan strategi marketing
Setelah merancang event yang menarik, kamu juga perlu memikirkan bagaimana strategi marketing yang akan digunakan. Misalnya, kamu ingin melakukan promosi secara online dan offline. Rencanakan strategi marketing tersebut dengan menyesuaikan demografi target pengunjung yang potensial. Setelah itu, kamu bisa tentukan platform apa saja yang akan digunakan secara online dan bagaimana strategi marketing secara offline-nya.
Strategi marketing perlu dipikirkan baik-baik agar informasi mengenai event yang akan diadakan dapat sampai pada target pengunjung yang diharapkan. Begitu juga dengan cara “mengemas” pesannya, perlu dibuat semenarik mungkin agar bisa menarik minat pengunjung.
7. Tentukan vendor dan sponsor
Saat mengadakan event, besar kemungkinan akan menggunakan bantuan vendor agar bisa memenuhi setiap elemen yang diperlukan. Misalnya, untuk entertainment, konsumsi, transportasi, dan lain sebagainya. Memilih vendor pun perlu dilakukan dengan hati-hati karena bisa memengaruhi kelancaran event yang akan diadakan. Oleh karena itu, carilah informasi sebanyak-banyaknya mengenai daftar vendor yang potensial sebelum akhirnya memilih bekerja sama dengan salah satu vendor.
Begitu juga dengan sponsor. Apakah kamu membuka sponsor dan media partner untuk event tersebut? Sponsor dan media partner bisa membantu kamu dalam hal dana, promosi, dan dukungan untuk menyukseskan event. Namun, tetap saja, kamu perlu selektif dalam memilihnya demi memastikan reputasi dari event yang berlangsung. Oleh karena itu, cobalah untuk mencari tahu terlebih dahulu seputar informasi mengenai organisasi atau perusahaan yang ingin menjadi sponsor dalam event, Klobbers.
8. Buatlah penilaian untuk mengukur kesuksesan event
Untuk bisa mengatakan bahwa event yang diadakan berjalan sukses, tentunya diperlukan penilaian atau pengukuran. Nah, kamu bisa melihatnya dengan berbagai macam cara. Misalnya, melakukan analisis data berdasarkan penjualan tiket, penjualan produk, hingga jumlah follower akun media sosial terkait event setelah acara selesai.
Silakan tentukan bagaimana cara kamu untuk mengukur kesuksesan event. Bisa juga dengan mengadakan survei singkat pada para pengunjung dan meminta feedback mereka mengenai event yang diadakan. Selain bisa mengukur kesuksesan event dan kepuasan pengunjung, kamu juga bisa menjadikan feedback tersebut sebagai catatan untuk meningkatkan kualitas event yang akan diadakan berikutnya.
–
Demikian beberapa tips untuk merencanakan event yang bisa kamu coba terapkan. Apakah ada Klobbers yang berencana untuk membuat event dalam waktu dekat? Semoga informasi ini bermanfaat, ya. Good luck, Klobbers!
