Great Online Meeting : Apa yang Harus Dipersiapkan?
Hi Klobbers!
Kegiatan Work From Home (WFH) tentunya banyak menghadirkan keuntungan bagi kita semua. Yang rumahnya jauh jadi gak harus bayar transportasi, save tenaga karena gak harus bangun pagi-pagi – sampai pekerjaan pun dapat diselesaikan secara online. Walaupun terdengar sangat efektif, ternyata kegiatan WFH juga perlu diperhatikan loh, terutama ketika kita berdiskusi dengan teman kerja mengenai job list kita sehari-hari.
Untuk berdiskusi, tentunya cara paling mudah adalah dengan membuat online meeting. Namun, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan agar online meeting tidak terasa membosankan dan menghasilkan output yang baik bagi bagi tim kamu.Yuk simak langkah-langkah dalam melaksanakan online meeting yang efektif:
Teknologi dan Kecepatan Internet
Pernah gak sih, kalian harus nunggu 10-15 menit, untuk memulai sebuah meeting – bahkan harus delay dikarenakan kondisi internet teman kalian yang kurang baik? Sebelum meeting berlangsung, pastikan kondisi internet kamu berjalan dengan baik ya. Gak hanya cek kondisi internet, tetapi kamu juga harus update dengan software terbaru.
Menyalakan Kamera
Agar setiap orang merasakan mereka menjadi “bagian” dari sebuah meeting, maka partisipan diharapkan untuk menyalakan kamera. Teknologi – seperti Zoom dan Google Meet – membantu kita untuk dapat berinteraksi dan engaged dengan baik satu sama lain.
Presentasi yang Efektif
Kebanyakan dari kita, seringkali tidak fokus atau bahkan merasa meeting yang dijalankan kurang bermakna. Hal ini dapat dikarenakan presentasi yang dibawakan terlalu bertele-tele dan tidak pada intinya. Walaupun online meeting dinilai efektif, tetapi resiko untuk kita tidak memperhatikan – bahkan merasa lelah dan bosan juga lebih tinggi loh. Maka dari itu, Klobbers harus menyiapkan presentasi yang menarik, singkat, namun pesan yang ingin disampaikan tercapai.
Menggunakan Ice-Breaker
Walaupun banyak dari kita yang merasa malas untuk melaksanakan ice breaking, tetapi hasil dari kegiatan tersebut sangat membantu menyegarkan kita loh, Klobbers. Dengan adanya ice-breaking, kita dapat meningkatkan kebersamaan antar tim, lebih mengenal satu tim dengan yang lainnya, dan pastinya menyegarkan pikiran kita.
Survey pada Partisipan
Sebelum kegiatan meeting berjalan, pada aplikasi Zoom, kamu bisa mencoba fitur survey singkat, sehingga partisipan merasakan pengalaman yang unik dan siaga sejak awal meeting dimulai. Setelah selesai, partisipan juga dapat diberikan survey agar dapat memberikan feedback terhadap moderator, materi yang dibawakan, dan juga apa yang mereka rasakan selama online meeting berlangsung. Hal sekecil ini dapat membantu kita mengevaluasi diri agar kedepannya dapat berjalan lebih baik lagi.
Berlatih dan Evaluasi Tim
Setelah meeting selesai, ada baiknya jika tim kamu dapat berdiskusi. Diskusi yang dilakukan dapat mengenai apa yang harus ditingkatkan dan yang tidak untuk online meeting selanjutnya. Tanyakan pada tim kamu, apa yang harus dilakukan dan dikembangkan, agar diskusi yang dilakukan dapat berjalan secara produktif seperti ketika bertemu secara offline. Selain evaluasi, kamu juga dapat mempersiapkan diri sebelum online meeting berlangsung. Persiapan sekecil apapun, akan berdampak pada hasil meeting yang dijalankan.
Nah, Klobbers langsung take a note yah. Langkah-langkah kecil tersebut memang sering diabaikan, tapi ketika dilaksanakan, hasilnya akan berbeda. Tips di atas juga menambah pengalaman kamu dalam melaksanakan online meeting. Selamat mencoba ya, Klobbers!
