Tips untuk Bekerja secara Efektif dan Efisien
Halo Klobbers!
Apakah kamu sering bekerja melebihi waktu kerja yang ditetapkan? Bingung bagaimana cara agar kamu bisa memaksimalkan jam kerja yang ada dengan seproduktif mungkin sehingga bisa menyelesaikan berbagai tugas dengan tepat waktu? Jika iya, salah satu hal yang bisa kamu lakukan ialah mencoba untuk bekerja secara efektif dan efisien.
Bekerja efektif dapat diartikan sebagai memaksimalkan waktu yang kamu gunakan untuk bekerja sehingga kamu produktif saat dibutuhkan. Atau, bisa diartikan juga dengan kamu tidak menghabiskan waktu lebih lama dari yang dibutuhkan dalam mengerjakan suatu tugas atau mencapai suatu tujuan. Jika bisa bekerja secara efektif, artinya kamu juga bisa menghemat waktu dan tenaga yang kamu miliki. Kamu bisa memanfaatkannya untuk mengerjakan aktivitas lain, seperti mengerjakan hobi atau melakukan berbagai hal menyenangkan yang dapat membuat kamu menjadi lebih relaks. Oleh karena itu, bekerja secara efektif menjadi salah satu hal penting yang perlu kamu pelajari dan terapkan dalam bekerja untuk mendukung tercapainya work-life balance. Ingin tahu bagaimana caranya? Yuk, simak beberapa tips berikut ini!
Membuat Perencanaan
Ada berbagai tugas atau rutinitas yang perlu kamu lakukan setiap harinya. Untuk menghindari terlewatnya tugas atau hal yang perlu kamu kerjakan, kamu bisa membuat perencanaan aktivitas. Selain membuat rancangan umum aktivitas dalam skala waktu yang lebih panjang (mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan), kamu perlu membuat rancangan tugas atau aktivitas apa yang akan dilakukan dalam satu hari dengan lebih mendetail.
Sebagai contoh, kamu bisa membuat jadwal aktivitas dalam sehari, dari pagi hingga selesai waktu bekerja, seperti mengikuti meeting, mengerjakan tugas terkait dengan project yang berjalan, dan lain sebagainya. Hal ini bisa dilakukan dengan membuat to-do lists, memasukkan jadwal dalam kalender, atau menggunakan aplikasi lain yang bisa membantu kamu untuk mengatur waktu. Pastikan bahwa kamu memasukkan semua aktivitas yang akan dan perlu dikerjakan dalam perencanaan setiap harinya.
Membuat Prioritas Tugas
Setelah selesai membuat perencanaan harian, saatnya kamu melihat kembali berbagai tugas tersebut untuk mengatur skala prioritasnya. Kamu bisa coba menggunakan Eisenhower Matrix untuk membuat prioritas aktivitas berdasarkan kepentingan dan urgensinya. Setelah itu, kamu bisa mengerjakan berbagai aktivitas tersebut berdasarkan urutan prioritas yang sudah dibuat. Dengan membuat skala prioritas dari berbagai tugas, akan membantu kamu untuk bisa bekerja dengan lebih fokus dan terarah, sehingga memungkinkan tugas yang ada bisa selesai lebih cepat dengan hasil yang maksimal.
Fokus pada Tugas yang Sedang Dikerjakan
Saat mengerjakan suatu tugas, ada kalanya individu mencoba multitasking. Misalnya, kamu mengerjakan tugas administratif lain sambil mendengarkan meeting. Harapannya sih, kamu bisa memaksimalkan produktivitas dengan multitasking. Tapi, apakah benar demikian? Ternyata, salah satu risiko melakukan multitasking ialah menurunkan kecepatan performa serta menurunkan akurasi dalam pengerjaan tugas. Oleh karena itu, sebaiknya kamu fokus pada suatu tugas yang sedang kamu kerjakan untuk meminimalisir risiko terjadinya kesalahan yang akan mengakibatkan kamu membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan tugas atau aktivitas tersebut.
Selain fokus terhadap tugas yang dikerjakan, sangat penting juga untuk meminimalisir berbagai distraksi yang mungkin terjadi. Beberapa contoh distraksi ialah melihat social media, mengirimkan pesan atau melakukan panggilan telepon yang tidak terkait dengan urusan kerja, dan lain sebagainya. Jika kamu dapat bekerja berdasarkan skala prioritas dan meminimalisir distraksi yang mungkin terjadi, maka kamu bisa memanfaatkan waktu yang ada dengan efektif dan efisien untuk menyelesaikan berbagai tugas dan aktivitas yang perlu dikerjakan.
Berkomunikasi dengan Baik
Apapun pekerjaan yang kamu lakukan, ada kalanya kamu perlu berkomunikasi dengan rekan kerja, klien, atau atasan kamu. Komunikasi ini bisa dilakukan dengan berbagai tujuan, seperti mendapatkan penjelasan mengenai tugas atau project yang akan dikerjakan, brainstorming, menyelesaikan berbagai isu yang muncul, kolaborasi, dan lain sebagainya. Jika terjadi miskomunikasi, bisa menghambat waktu penyelesaian tugas. Oleh karena itu, perlu sekali kemampuan mendengar secara aktif (active listening), serta kemampuan komunikasi yang berdampak agar kamu bisa bekerja dengan lebih efektif.
Melepaskan Stres
Selain kesehatan fisik, kamu juga perlu menjaga kesehatan mental dengan baik agar bisa mendukung kamu untuk produktif. Nah, salah satu cara untuk membantu kamu dalam menjaga kesehatan mental sehingga bisa bekerja lebih efektif dan efisien ialah dengan menurunkan atau melepaskan stres. Ada berbagai cara untuk melakukan hal ini, seperti berolahraga, mendengarkan musik, hingga beberapa metode unik yang bisa dicoba untuk membantu menghilangkan stres.
Selain itu, ada juga sebuah teknik yang dapat digunakan untuk mengatur waktu kerja serta istirahat dengan baik, yaitu teknik Pomodoro. Menggunakan teknik ini, memungkinkan kamu untuk bisa memanfaatkan waktu kerja dengan maksimal serta tetap mendapatkan waktu istirahat yang bisa dimanfaatkan untuk melakukan kegiatan lain yang bisa mengurangi stres.
–
Nah, itulah beberapa tips untuk bisa bekerja secara efektif dan efisien. Pada awalnya, menerapkan beberapa tips di atas mungkin tidak akan mudah. Namun, dibutuhkan niat, komitmen, dan kedisiplinan agar bisa mewujudkan rutinitas bekerja secara efektif. Jika sudah menjadi kebiasaan, maka akan lebih mudah bagi kamu untuk bisa membuat strategi bekerja yang paling efektif. Dengan demikian, kamu bisa produktif, sekaligus menjaga diri agar tetap sehat, baik secara fisik dan mental. Semoga informasi ini bermanfaat ya, Klobbers!