Pentingnya Open Communication dalam Organisasi
Halo Klobbers!
Komunikasi merupakan komponen penting dalam sebuah masyarakat, pemerintahan, dan bisnis karena menjadi sumber vital dari informasi serta data berharga yang mendukung pengambilan keputusan serta penyelesaian masalah terbaik dalam suatu organisasi. Nah, mengingat bahwa komunikasi memegang peranan yang sangat penting, jenis komunikasi terbuka atau open communication menjadi skill yang penting untuk dikuasai dan diterapkan. Apakah kamu pernah mendengar istilah open communication? Yuk, simak informasi mengenai open communication berikut ini!
Apa itu Open Communication?
Open communication dapat diartikan sebagai situasi dimana seseorang dapat mengekspresikan pikiran dan ide yang dimilikinya kepada orang lain. Dalam konteks bisnis (dunia kerja), suatu organisasi dapat mengimplementasikan open communication dengan cara mendorong seluruh karyawannya untuk mengekspresikan pikiran maupun feedback yang dimiliki mereka. Nah, open communication dapat terjadi dengan difasilitasi oleh komunikasi yang efektif. Akan tetapi, open communication berbeda dengan komunikasi efektif, Klobbers.
Perbedaannya ialah kalau komunikasi efektif terjadi ketika penerima pesan memahami pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim pesan. Sedangkan open communication terjadi ketika baik penerima dan pengirim pesan membagikan informasi yang penting atau diperlukan bagi kedua belah pihak untuk dapat menyelesaikan tugas yang diberikan. Namun, tidak berarti semua informasi perlu diberikan. Informasi yang bersifat pribadi atau sensitif tidak termasuk dalam informasi yang perlu dibagikan.
Mengapa Open Communication Penting?
Berikut ini beberapa alasan mengapa open communication menjadi hal yang penting diterapkan dalam sebuah organisasi:
- Mendukung decision making yang terbaik. Saat suatu masalah atau isu muncul dalam organisasi, hal pertama yang perlu dilakukan ialah mengomunikasikan situasi tersebut secara terbuka. Setelah itu, mengidentifikasi penyebabnya, dan bersikap transparan terhadap langkah yang perlu dilakukan. Jika open communication diterapkan dengan baik dalam organisasi, maka langkah untuk menyelesaikan masalah serta mengurangi masalah yang muncul akan menjadi lebih mudah.
- Meningkatkan engagement. Jika karyawan atau anggota tim didukung untuk mengekspresikan pikiran dan perasaan mereka secara terbuka, maka hal ini bisa membuat komitmen mereka meningkat terhadap organisasi. Selain itu, open communication di dalam tim juga akan mendorong anggota tim untuk memiliki rasa kepemilikan terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sehingga menyadari bahwa hasil kerja mereka juga berperan penting dalam kesuksesan sebuah tim atau organisasi. Dengan demikian, mereka akan merasa lebih dilibatkan dan engagement terhadap organisasi akan lebih meningkat. Jika memiliki engagement yang tinggi terhadap organisasi, maka hasil atau performa kerja yang dihasilkan juga cenderung akan lebih baik.
- Meningkatkan kepercayaan. Jika anggota tim atau karyawan mengetahui bahwa organisasi tempat mereka berada atau bekerja memberikan feedback yang membangun untuk peningkatan karier mereka, maka tingkat kepercayaan antara anggota tim dengan pihak manajemen juga akan semakin tinggi. Nah, hal ini bisa membuat mereka merasa aman dalam peran yang mereka jalani sehingga produktivitas akan semakin tinggi.
- Menciptakan lingkungan kerja yang positif. Open communication juga dapat digunakan dalam memotivasi dan mengapresiasi prestasi karyawan atau anggota tim. Lingkungan kerja yang terbuka dan inklusif dapat mengurangi stres bekerja, meningkatkan kepuasan bekerja, dan loyalitas. Dengan demikian, akan mendorong terciptanya lingkungan kerja yang positif sehingga nantinya juga akan meningkatkan kinerja dan produktivitas.
Bagaimana Cara Mendorong Penerapan Open Communication?
Berikut ini beberapa cara yang dapat diterapkan untuk meningkatkan open communication dalam suatu organisasi:
1. Menjadikannya bagian dari budaya organisasi
Jika open communication menjadi hal yang diterapkan sebagai budaya organisasi dan membuat semua orang tahu bahwa mereka dapat mengekspresikan pikiran maupun feedback yang dimiliki, maka akan lebih mudah untuk menerapkannya. Begitu juga dengan prosedur organisasi, hal-hal yang berkaitan dengan materi training, dan lain sebagainya, juga perlu mendorong open communication dapat diterapkan.
2. Melatih manajemen untuk berkomunikasi terbuka
Jika para atasan atau leaders secara aktif turut mempromosikan penerapan open communication, maka dapat menjadi contoh yang baik untuk diikuti oleh yang lainnya. Oleh karena itu, para leaders perlu memahami terlebih dahulu mengenai manfaat dan pentingnya open communication serta bagaimana penerapannya dalam suatu organisasi. Dengan kata lain, diperlukan partisipasi aktif dari para leaders untuk bisa mendorong anggotanya menggunakan open communication secara efektif.
3. Meminta feedback dari karyawan secara konsisten
Secara berkala dan konsisten menanyakan pendapat para anggota mengenai berbagai keputusan menjadi salah satu cara untuk mendorong open communication. Dengan demikian, mereka bisa lebih merasa dihargai dan dihormati meskipun tidak semua ide yang mereka berikan digunakan. Selain itu, memberikan ruang bagi anggota tim untuk bisa mengekspresikan ide atau feedback yang dimiliki secara rahasia atau anonim, bisa mendorong mereka untuk mengekspresikan pemikirannya secara nyaman, bebas dan aman.
4. Selalu menunjukkan respect terhadap sesama
Karyawan atau anggota tim akan merasa lebih dihargai jika bisa mengungkapkan ide atau pemikirannya secara terbuka. Ketika mereka mengungkapkan pemikirannya, maka yang bisa dilakukan ialah menunjukkan perhatian penuh atau menggunakan kemampuan active listening sehingga membuat mereka merasa lebih diapresiasi.
–
Nah Klobbers, itulah seputar informasi mengenai open communication. Semoga informasi ini dapat bermanfaat untuk kamu ya. Good luck, Klobbers!
Referensi:
