Ingin Resign? Perhatikan Cara Membuat Suratnya!
Halo Klobbers!
Bagi kamu pekerja muda dari generasi Millennials dan Gen-Z, tentunya tidak jarang mendengar tentang pengunduran diri atau resignation. Hal tersebut bisa saja terjadi di kalanganmu, kolega kantormu, atau mungkin sudah menjadi rencanamu juga. Dilansir dari artikel Forbes, Millennials dan Gen-Z dianggap sebagai generasi yang memimpin ‘tren resign’, karena besarnya rasio pengunduran diri kedua generasi ini dibandingkan generasi Gen-X dan Baby Boomers.
Namun sebelum akhirnya kamu bisa mengundurkan diri dari pekerjaanmu sekarang, tentunya ada beberapa syarat yang perlu kamu penuhi, salah satunya adalah mengajukan surat pengunduran diri atau resignation letter.
Apa Itu Resignation Letter?
Surat pengunduran diri atau resignation letter (kadang disebut juga ‘surat resign’) adalah surat formal yang menyatakan bahwa kamu akan tidak lagi bekerja di perusahaan. Namun biasanya resignation letter ini disertai dengan pemberitahuan atau notice yang menjadi jarak durasi antara waktu pengiriman surat dengan waktu resign. Betuk notice ini pun juga ada beberapa.
Contoh yang pertama adalah one month notice. Dalam pemberitahuan ini, ada jarak satu bulan antara kamu memberikan surat resign dengan tanggal pengunduran dirimu. One month notice adalah bentuk pemberitahuan yang lebih umum dalam perusahaan, karena dengan memberi tahu satu bulan sebelumnya berarti kamu memberikan perusahaan waktu untuk mencari pengganti posisimu. Apabila perusahaan mendapatkan pengganti sebelum kamu keluar, kamu bisa ikut berpartisipasi dalam proses transisi dan membantu penggantimu mengerti tugas dan tanggung jawab yang akan diembannya nanti. Proses ini yang biasanya disebut dengan handover.
Contoh yang kedua adalah two weeks notice. Dalam pemberitahuan ini, ada jarak dua minggu antara kamu memberikan surat resign dengan tanggal pengunduran dirimu. Two weeks notice yang sifatnya lebih mendadak biasanya digunakan untuk keperluan-keperluan yang lebih mendesak. Misalnya tempat barumu membutuhkan kamu secepat mungkin, atau terjadi force majeur seperti sakit atau ada urusan keluarga.
Penulisan Resignation Letter
Sekarang kamu sudah tahu apa itu resignation letter, yuk kita bahas bagaimana penulisannya. Paling pertama mulailah dengan header terlebih dulu. Header surat bisa kamu isi dengan tanggal pembuatan surat. Setelah tanggal, kamu bisa lanjutkan sapaan dan dengan kepada siapa surat tersebut dituju. Umumnya surat ditujukan kepada atasanmu atau kepala bagian SDM/HRD/HC. Contohnya seperti:
Kepada Yth,
Ibu/Bapak [Nama Lengkap orang yang dituju]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
Setelah itu kamu bisa lanjutkan dengan mengenalkan dirimu sebagai orang yang bertanda tangan di bagian bawah surat nanti. Tulislah nama lengkapmu, jabatan dan entitasmu juga. Kamu juga bisa menuliskan nomor induk apabila ada. Contohnya seperti:
Saya, salah satu karyawan dari [Nama Perusahaan], yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkapmu]
Departemen : [Departemen atau divisimu]
Jabatan : [Jabatanmu]
No Induk : xxxxx
Setelah itu lanjutkan dengan paragraf inti. Dalam paragraf ini kamu bisa menyampaikan mengenai tanggal efektif dari pengunduran dirimu (sesuai dengan kamu menggunakan one month notice atau two weeks notice). Kamu juga bisa menggunakan kesempatan di bagian ini untuk menyampaikan alasan kamu mengundurkan diri, dan juga apresiasi kepada perusahaan. Pada akhir surat, jangan lupa untuk memberikan nama lengkap dan juga tanda tanganmu.
Kesimpulan
Itulah dia yang perlu kamu ketahui dalam menulis surat pengunduran diri Klobbers! Dengan memberikan resignation letter kamu berarti memberitahu kalau kamu akan berhenti bekerja dengan perusahaan tersebut. Namun, berhenti bekerja bukan berarti relasi kamu dengan perusahaan dan karyawannya harus menjadi buruk. Resignation letter yang ditulis dengan benar bisa menghindari hal tersebut. Perhatikan juga bahasa yang kamu gunakan dan pastikan kamu menulisnya dengan sopan ya Klobbers!
