Peran Keluarga Dalam Perusahaan Keluarga
Mengelola Posisi dan Peran Keluarga Dalam Perusahaan Keluarga
Keberlangsungan perusahaan keluarga tidak terlepas dari tata kelola perusahaan yang baik. Tata kelola perusahaan mengacu pada struktur dan proses untuk menentukan arah dan kontrol perusahaan, mengatur hubungan antara manajemen, dewan direksi, pemegang saham pengendali, pemegang saham minoritas, dan pemangku kepentingan lainnya. Upaya dari perusahaan maupun karyawan keduanya diperlukan untuk memastikan manajemennya dapat berjalan dengan baik.
Survei Daya Qarsa kepada pemilik perusahaan keluarga dari berbagai industri di Indonesia menemukan bahwa penerapan tata kelola perusahaan yang baik masih menjadi tantangan yang besar. Beberapa perusahaan keluarga masih belum memiliki pembagian peran, tanggung jawab serta wewenang yang jelas untuk setiap jabatan sehingga muncul kesulitan dalam pengambilan keputusan. Mekanisme komunikasi pun belum jelas dan terstruktur untuk bertukar informasi mengenai kondisi bisnis, bertukar pikiran serta mengambil keputusan untuk kemajuan bisnis.
Banyak perusahaan keluarga juga masih kesulitan mendokumentasikan peraturan dan laporan bisnis, serta transparansi hasil keputusan maupun laporan keuangannya. Akibatnya hal tersebut mudah diakses oleh semua pihak. Kemudian, tidak adanya proses penyelesaian konflik yang baik dan tercatat sehingga berpotensi menjadi konflik yang lebih besar dan luas di kemudian hari dan menjadi sumber perpecahan.
Tata kelola perusahaan keluarga yang baik untuk mengelola bisnis
Dalam memaksimalkan peran setiap individu, penting bagi perusahaan untuk mendefinisikan posisi dan peran dari setiap individu yang terlibat dalam bisnis. Sebelumnya, mari kita pahami kategori karyawan di dalam perusahaan keluarga terlebih dahulu. Terdapat tiga kategori, yaitu anggota keluarga, karyawan non-keluarga, dan pemilik non-karyawan non-keluarga.
Anggota keluarga (Family) di dalam perusahaannya dapat menjadi karyawan maupun pemilik yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung di dalam bisnis. Anggota keluarga berfokus untuk menjaga keutuhan dan keharmonisan keluarga, serta mengeluarkan Family Constitution yang berisi value, visi dan misi perusahaan. Sedangkan karyawan non-keluarga (Business) merupakan para Board of Director (BOD), manajer serta karyawan yang terlibat dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Lingkaran ini berfokus untuk menyelesaikan permasalahan di dalam operasional bisnis, perhitungan risiko, dan mengawasi jalannya bisnis melalui berbagai indikator performansi.
Pemilik non-karyawan non keluarga (Ownership) berfokus pada keberlangsungan bisnis yang jangka panjang (Cth:ROI). Mereka yang akan bertemu di dalam Shareholder meeting untuk menentukan langkah strategis perusahaan dan menghasilkan keputusan seperti Shareholder Agreement.
Masing-masing individu harus bertanggung jawab pada peran dan posisinya masing-masing, menjalankan secara baik dan benar serta profesional. Walaupun terdapat anggota keluarga di level manajer atau direksi, jika peraturan sudah tetapkan bahwa bukan hak anggota keluarga tersebut untuk bertindak, maka harus dijalankan.
Untuk mencapai harmoni di tengah kompleksitas perusahaan keluarga, terdapat beberapa inisiatif yang penting untuk dilakukan perusahaan.
1. Mengedepankan transparansi
Perusahaan harus memastikan bahwa anggota keluarga terutama mereka yang tidak terlibat dalam bisnis mendapat informasi tentang kondisi keuangan, pencapaian bisnis, tantangan, dan arah strategis. Perusahaan juga harus mengkomunikasikan peraturan dan keputusan yang dapat berdampak pada dividen, jabatan anggota keluarga, dan keuntungan lain yang biasa didapat.
2. Adanya mekanisme komunikasi formal
Agar dapat membahas permasalahan bisnis, isu, dan aspirasi untuk mempercepat proses pengambilan keputusan, perusahaan keluarga harus menetapkan mekanisme komunikasi secara rutin dan formal. Hasil komunikasi dan diskusi pun harus dicatat dan disimpan rapi di suatu tempat.
3. Adanya delegation of authority
Perusahaan keluarga harus memberikan definisi yang jelas dari setiap posisi dan peran di dalam bisnis. Hal ini meliputi hak, kewajiban serta wewenang yang dimiliki. Adanya struktur yang jelas mengenai pelaporan dan tentang tanggung jawab pengambilan keputusan dari suatu posisi juga penting.
4. Restrukturisasi organisasi
Perusahaan perlu melakukan restrukturisasi organisasinya untuk membuat mekanisme pelaporan yang lebih sederhana dan efektif, meningkatkan kolaborasi antar divisi, dan mengurangi birokrasi untuk memudahkan pengelolaan tata kelola serta meningkatkan agility di dalam bisnis.
5. Manajemen konflik yang baik
Manajemen konflik yang dimaksud adalah penyelesaian setiap konflik yang muncul, sekecil apapun untuk mencegah konflik membesar di kemudian hari. Terdokumentasinya hasil mediasi dari konflik tersebut juga harus disimpan dengan baik sebagai catatan.
6. Adanya peraturan khusus bisnis keluarga
Perusahaan keluarga dapat membuat peraturan-peraturan khusus, misalnya Family Council, Shareholder Agreement, Testament/last will, Emergency & Contingency Plan dan Entry & exit provision.
Tantangan perusahaan keluarga terhadap tata kelola adalah salah satu dari empat tantangan utama yang dirasakan oleh pemilik. Anda dapat kunjungi artikel sebelumnya untuk mengetahui bagaimana tantangan lainnya dan bagaimana solusi yang diberikan Daya Qarsa dengan Family Business Diamond Model untuk perusahaan keluarga di Indonesia.
