4 Tips Membangun Virtual Team yang Solid

Hi Klobbers!
Dengan model kerja hybrid, kesempatan kerja semakin terbuka bagi para pekerja yang dapat bekerja dari jarak jauh. Ini disebut juga dengan remote work. Mungkin beberapa dari kamu direkrut perusahaan dari daerah lain, atau kamu mempunyai rekan kerja yang bekerja dari jarak jauh. Dengan adanya keterlibatan cara ini, maka banyak perusahaan yang membentuk virtual team atau tim virtual.

Walaupun internet membuka koneksi bagi para pekerja jarak jauh, permasalahan seperti jenjang komunikasi serta kepercayaan bisa saja timbul dalam tim virtual. Oleh karena itu perlu ada diterapkan beberapa metode agar tim tetap bekerja secara efektif.

Bagi kamu yang ditugaskan untuk memimpin tim virtual, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar tim kamu tetap solid dan proyek berjalan secara efektif. Berikut adalah beberapa tips yang dapat kamu terapkan:

1. Mengenal karakteristik anggota tim virtual

Anggota yang ada dalam tim virtual bisa saja ditentukan oleh kamu sendiri ataupun oleh tim rekrutmen di perusahaan kamu. In either case, Berdasarkan HBR, kamu perlu mengenal cara bekerja orang-orang yang akan bergabung dengan tim virtual dalam pekerjaan sehingga kamu bisa mengetahui orang yang tepat atau mengembangkan kemampuan seseorang dalam tim virtual. Selain berinteraksi dengan setiap anggota, terdapat juga self assessment yang dapat mengindikasikan kepribadian bekerja atau gaya berinteraksi seseorang.

Selain orang-orang yang tepat, jumlah anggota tim juga dapat menentukan kesuksesan tim. Jumlah ideal sebuah tim virtual adalah 10 orang. Perusahaan besar juga disarankan untuk membagi karyawan dalam jumlah tersebut sehingga setiap orang mempunyai tanggung jawab yang cukup. Jika tim terlalu banyak, anggota yang merasa kurang memiliki tanggung jawab akan hasil kerja tim sehingga mengurangi upayanya dalam bekerja.

2. Project management yang baik

Untuk menuai hasil kerja yang baik, diperlukan juga project management yang baik. Salah satu cara membuat project management yang baik adalah menggunakan project management tools yang tepat. Saat ini tersedia berbagai macam project management tools yang dapat membantu tracking kegiatan atau proyek yang sedang dikerjakan oleh virtual team seperti ClickUp, Jira, atau Trello.

Berdasarkan Linkedin, salah satu kunci dari project management yang baik adalah implementasi SMART task yang adalah singkatan dari specific, measurable, achievable, realistic, dan timely. Artinya proyek perlu di break down into small parts sehingga dapat diselesaikan dengan lebih mudah serta dengan perhitungan yang realistis.

3. Komunikasi yang efektif

Komunikasi yang efektif adalah kunci dari kesuksesan tim virtual. Pada umumnya, video conference memang menjadi hal yang biasa dalam keseharian bekerja. Seorang pemimpin dalam virtual tim juga perlu memastikan bahwa anggota tim mempunyai support dari pemimpinnya. Biasanya, anggota tim segan menghubungi team leadernya karena tidak mau mengganggu kesibukan atasannya. Namun, agar komunikasi tetap lancar, team leader dapat mengirim pesan singkat seperti “Apakah kamu butuh sesuatu?” dari waktu ke waktu untuk memastikan setiap anggota tidak kesulitan dalam bekerja.

Salah satu tujuan komunikasi adalah kepercayaan dalam tim. Team leader perlu memastikan bahwa setiap anggota mempunyai kesempatan berbicara. Pertemuan perlu disituasikan agar ada komunikasi yang terbuka antara satu dengan yang lain. Hal ini penting diterapkan agar tidak terjadi adanya miscommunication dalam mengerjakan proyek. Selain itu hubungan personal juga menjadi kunci untuk membangun tim yang solid. Saat bekerja di kantor, orang lebih mudah bercerita mengenai kehidupan sehari-harinya. Hal ini lebih jarang terjadi saat pertemuan virtual. Oleh karena itu, sisihkan 5 menit waktu sebelum meeting untuk berbicara mengenai kehidupan sehari-hari.

4. Memberikan motivasi 

Agar tim tetap semangat, perlu diperhatikan juga bahwa anggota tetap bisa mendapatkan motivasi yang sesuai. Salah satu caranya adalah dengan memberikan pengakuan kepada para anggota yang mendapatkan pencapaian tertentu. Selain itu memberikan masukan positif dimana ada pujian mengenai hal yang baik disertai dengan kritik yang membangun. Selain itu, sisihkan juga waktu pertemuan untuk melakukan team building activity yang seru sehingga setiap anggota bisa lebih mengenal satu sama lain dan juga bisa belajar bekerja sama dengan cara yang menyenangkan.

Keterbatasan dalam berinteraksi memang menjadi tantangan utama dalam virtual team. Namun, jika tips-tips di atas diterapkan dengan baik, tim virtualmu bisa menjadi lebih solid walaupun anggota tim bekerja dari wilayah maupun time zone yang berbeda. Yang utama adalah, setiap anggota dapat berinteraksi dengan baik, dapat mempercayai satu sama lain, serta saling mendukung satu sama lain sehingga tim tetap efektif dan produktif. Good luck Klobbers!